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    在傳統(tǒng)的建筑安裝行業(yè)，企業(yè)信息化是一個(gè)熱門而又謹(jǐn)慎的話題。上海市安裝工程有限公司實(shí)施的采購信息化新舉措，也許會(huì)為整個(gè)行業(yè)積累一些寶貴經(jīng)驗(yàn)。
    上海市安裝工程有限公司成立于1958年，是上海建工集團(tuán)的骨干企業(yè)之一，主營業(yè)務(wù)是各類工業(yè)及民用建筑的全套機(jī)電設(shè)備安裝。公司在安裝行業(yè)有相當(dāng)?shù)挠绊懥�，近年來更是承�?dān)了上海市絕大部分標(biāo)志性建筑的機(jī)電設(shè)備安裝業(yè)務(wù)。公司現(xiàn)有員工3400人，注冊(cè)資金8928萬元，年?duì)I業(yè)額超過11億元。
    傳統(tǒng)分項(xiàng)目采購模式弊端多
    上海市安裝工程有限公司的業(yè)務(wù)以項(xiàng)目為中心，以往的采購模式都是各個(gè)項(xiàng)目組單獨(dú)采購。各項(xiàng)目組的材料員根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，制定要料計(jì)劃，把要料計(jì)劃傳真給目標(biāo)供貨商，目標(biāo)供貨商按時(shí)間、數(shù)量及規(guī)格進(jìn)行送貨。這樣的采購模式比較快捷和方便，但弊端也是顯而易見的。
    ①一定程度上造成采購成本的浪費(fèi)，因?yàn)轫?xiàng)目組分別采購，無法達(dá)到數(shù)量上的優(yōu)勢以得到更優(yōu)惠的價(jià)格。
    ②不便于事后的追蹤和責(zé)任的追究，如果供貨商不按要求送貨，可以推托說傳真沒有收到，無據(jù)可查。
    ③容易出錯(cuò)，因?yàn)閭髡嫔系奈锪暇幋a一般都是人工填寫，材料的規(guī)格和名稱不統(tǒng)一，容易造成同一類材料由于習(xí)慣寫法不同而造成供需雙方理解不一致，從而影響工程進(jìn)度。
    ④詢價(jià)周期較長。
    據(jù)統(tǒng)計(jì)，安裝行業(yè)70%以上的成本是采購成本，如果能把采購成本降下來，對(duì)提升公司的整體競爭力及利潤方面的作用都是不言而喻的。
    推行集中采購模式 鎖定SCM解決方案
    上海市安裝工程有限公司高層領(lǐng)導(dǎo)看到了分項(xiàng)目采購模式的種種弊端，決定成立專門的采購中心，推行集中采購模式。由各個(gè)項(xiàng)目組的材料員把要料計(jì)劃報(bào)給分公司，分公司整理匯總后，上報(bào)總公司，由總公司統(tǒng)一和各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)以及談判。通過總公司集中采購，達(dá)到一個(gè)量的優(yōu)勢，從而減少直接的采購成本；另外，因?yàn)橹恍枰偣静少徶行暮凸⿷?yīng)商進(jìn)行采購溝通，間接的采購成本也得到了節(jié)約。
    隨著采購方式的革新，同時(shí)需要變更的還有對(duì)供應(yīng)商的管理以及招投標(biāo)行為的管理。以往的招標(biāo)方式是由總公司統(tǒng)一招標(biāo)，但在實(shí)際的采購過程中，項(xiàng)目材料員會(huì)在總公司提供的合格供應(yīng)商列表內(nèi)依照自己的意愿進(jìn)行選擇，一類材料會(huì)選擇多家供應(yīng)商。
    實(shí)行集中采購之后的招標(biāo)行為本身沒有改變，但是招標(biāo)之后，采購中心可以從多方面綜合考量供應(yīng)商的表現(xiàn)，結(jié)合價(jià)格高低、路程遠(yuǎn)近、生產(chǎn)能力等信息，確認(rèn)一個(gè)訂單的目標(biāo)供應(yīng)商，這樣既可以促進(jìn)供應(yīng)商之間的良性競爭，又能達(dá)到節(jié)省采購成本的目的。
    建立新的采購中心、集中管理眾多供應(yīng)商、采用新招投標(biāo)流程等等的變化，意味著需要投入更多的管理精力與資源，去固化新流程，摸索新方法。于是，上海市安裝工程有限公司采用采購軟件實(shí)現(xiàn)管理變革的想法產(chǎn)生了。
    經(jīng)過一段時(shí)間的充分論證與謹(jǐn)慎考察，公司決定上馬供應(yīng)鏈管理解決方案，希望通過電子采購平臺(tái)的建立，把公司各部門與供應(yīng)商之間的業(yè)務(wù)通過電子平臺(tái)聯(lián)結(jié)起來，一方面固化現(xiàn)有的集團(tuán)采購流程，另一方面提升作業(yè)效率和反應(yīng)速度。
隨需應(yīng)用 建立有行業(yè)特色的采購電子平臺(tái)
    上海市安裝工程有限公司的采購供應(yīng)鏈信息化項(xiàng)目緊緊圍繞用戶要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。在采購方面，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了申購功能，由各個(gè)分公司項(xiàng)目組成員（材料員）進(jìn)行申購單的維護(hù)，維護(hù)完畢后，發(fā)布給采購中心，采購中心進(jìn)行審核通過后，才可以建立采購訂單。
    公司的項(xiàng)目訂單分為兩種類型，一種是直接下達(dá)的采購訂單，這種訂單一般面對(duì)非項(xiàng)目性物料需求或者某些用量相對(duì)比較固定的材料；還有一種是申購轉(zhuǎn)來的訂單。兩種訂單建立好之后，由采購中心發(fā)送給目標(biāo)供應(yīng)商，和供應(yīng)商進(jìn)行訂單的交互。雙方確認(rèn)之后，才能進(jìn)行送貨處理。
    考慮到公司的部分供應(yīng)商用戶可能不能進(jìn)行網(wǎng)上業(yè)務(wù)操作，但供應(yīng)商的業(yè)務(wù)情況又需要通過系統(tǒng)進(jìn)行管理，于是系統(tǒng)設(shè)計(jì)了供應(yīng)商是否可以進(jìn)行網(wǎng)上業(yè)務(wù)的功能選擇。對(duì)于不能進(jìn)行網(wǎng)上業(yè)務(wù)的供應(yīng)商，在訂單發(fā)布的時(shí)候，無須和供應(yīng)商進(jìn)行交互，就直接變成可以送貨的訂單，然后采購再把訂單信息通過以往的傳真等方式傳給供應(yīng)商。供應(yīng)商送貨時(shí)，采用分公司項(xiàng)目組直接收貨的方式進(jìn)行。
    進(jìn)行采購招標(biāo)時(shí)，采購中心發(fā)布招標(biāo)通知到公司網(wǎng)站，所有供應(yīng)商都可以查看到該招標(biāo)通告，進(jìn)行報(bào)價(jià)；供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)后，采購可以給報(bào)價(jià)提出反饋意見，通知合適的供應(yīng)商前來現(xiàn)場競標(biāo)。如果采購中心不希望發(fā)布的采購需求被所有人看到，可以采用詢報(bào)價(jià)的方式，選取物料并發(fā)送詢價(jià)通知目標(biāo)供應(yīng)商，供應(yīng)商可以通過系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)價(jià)，發(fā)布報(bào)價(jià)信息，采購中心可以進(jìn)行接收?qǐng)?bào)價(jià)還是拒絕報(bào)價(jià)的操作。
    高效采購形成新優(yōu)勢
    SCM解決方案的應(yīng)用，解決了以往詢價(jià)周期比較長，詢價(jià)期間容易發(fā)生供應(yīng)商串價(jià)的問題。目前已經(jīng)有兩個(gè)項(xiàng)目在進(jìn)行采購管理系統(tǒng)的試用，采購中心也在通過該系統(tǒng)進(jìn)行一些大件材料的詢報(bào)價(jià)工作。
    這樣一方面縮短了詢價(jià)周期，另一方面通過設(shè)定嚴(yán)格的詢價(jià)日期限制，減少了供應(yīng)商串價(jià)的發(fā)生。尤其是詢價(jià)模版的使用，減少了采購中心建立詢價(jià)單的麻煩，使詢價(jià)更為便捷。
    上海市安裝工程有限公司之前的采購計(jì)劃是通過傳真的方式發(fā)給供應(yīng)商，采用采購管理系統(tǒng)之后，各個(gè)項(xiàng)目組材料員把采購需求通過系統(tǒng)發(fā)給采購中心，采購中心審核后進(jìn)行集中采購，就可憑借數(shù)量優(yōu)勢拿到更優(yōu)惠的價(jià)格以及更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；供需雙方通過采購管理系統(tǒng)進(jìn)行訂單的交互，避免了以往丟失傳真信息以及供應(yīng)商搞不清楚需求的情形發(fā)生。
    通過系統(tǒng)提供的物料最低價(jià)報(bào)表，公司能夠把各種物料的最低價(jià)格以及價(jià)格的提供方發(fā)給相關(guān)的供應(yīng)商，一方面給以供應(yīng)商一定的壓力，以便后續(xù)得到更優(yōu)惠的價(jià)格；一方面也是對(duì)供應(yīng)商的肯定，有利于雙方更密切的協(xié)作。
    隨著采購電子平臺(tái)的上線運(yùn)行，加入在線作業(yè)的供應(yīng)商越來越多，更多的核心供應(yīng)商開始感受到應(yīng)用系統(tǒng)帶來的效益。